La Fin des compte-rendus au format bureautique ?

Il y a plus de 3 ans maintenant, j’ai expérimenté la rédaction des comptes rendus de réunion en ligne en mode collaboratif/participatif. Via la fonctionnalité Wiki des outils collaboratifs, j’ai pu me rendre compte que ces livrables étaient de meilleures qualités, plus fréquents, mieux diffusés et livrés plus rapidement qu’au format Bureautique traditionnel (généralement formalisés via un outil de traitement de texte comme MS Word et envoyés par email). Je vous propose de présenter ce retour d’expérience dans ce billet de blog.

Fort de nombreuses années d’expériences dans le pilotage de projet, j’avais noté que les comptes rendus de réunions n’étaient pas systématiquement rédigés et/ou livrés en retard par les équipes. De plus ces compte-rendus n’étaient pas toujours de qualité. Pourtant le compte-rendu est un livrable important permettant de synthétiser les échanges d’une réunion afin de les partager avec d’autres personnes n’ayant pas participé à cette réunion. La reformulation des décisions par exemple permet également de s’assurer de la bonne compréhension de chacun.

Petite parenthèse sur le contenu d’un compte rendu de réunion. Généralement on s’attend à avoir un minimum d’informations afin de pouvoir exploiter la réunion. Ainsi, la liste des participants, le résumé des principales décisions et le plan d’actions sont les éléments indispensables dans la formalisation de ce type de livrable. Sans aller jusqu’au Procès Verbal qui pourrait reprendre l’ensemble des propos échangés lors de la réunion, le compte rendu se doit plutôt d’être une synthèse.

Un constat…

Les collaborateurs rencontrent des difficultés pour construire le document au format bureautique via un logiciel de traitement de texte (ex : word). En effet, généralement une première version est initialisée par le rapporteur (qui est hélas souvent l’animateur, ce qui n’est pas pratique pour animer une réunion et noter les informations). Cette première version est ensuite envoyée aux participants par email, ces derniers réagissent un par un, soit en modifiant la version ou en répondant directement dans l’email. Résultat, le rapporteur se retrouve à consolider les retours pour tenter tant bien que mal à produire une version consolidée. La vraie vie sur le terrain !

Une solution…

Lors d’un projet de mise en oeuvre d’un intranet collaboratif, l’idée d’un des membres de mon équipe est venue d’écrire un compte-rendu en ligne. La fonctionnalité utilisée fut le Wiki. En effet, ce dernier permet de rédiger du texte en mode collaboratif. L’animateur prépare ainsi le canevas de la page wiki avant la réunion en structurant cette page avec les principaux chapitres : Liste des participants, Plans d’actions, Décisions, Résumé des échanges. Ensuite lors de la réunion, les participants sont invités (pour ceux qui ont un accès en ligne, il y en a toujours un) à contribuer à la rédaction de ce compte rendu. J’ai noté plusieurs avantages à mettre en place ce type de solution, le premier est d’avoir toujours la dernière version du compte rendu en ligne. Les modifications peuvent être réalisées par tous, et les versions sont tracées (qui, quoi, quand…). Le travail collaboratif/participatif réduit la charge de l’animateur de la réunion. Les messageries électroniques sont moins chargées, il n’est plus nécessaire d’envoyer un email avec une pièce jointe volumineuse, un simple lien suffit. De plus il existe généralement un système de notification par abonnement permettant d’être alerté d’une mise à jour. En bas de la page wiki, il est généralement possible de poster des commentaires, ce qui permet à une personne qui n’a pas participé à la réunion de donner un avis. Cela permet de distinguer les informations émises pendant la réunion de celles émises post réunion. Dans une communauté, ce type de livrable est généralement très lu, cela apporte du trafic web. Ainsi c’est une opportunité pour le Community Manager de faire un rebond. La mise en ligne d’informations (actualités…) judicieusement mises en avant autour du compte-rendu est ainsi plus visible. Comme dans toute solution, il peut y avoir des inconvénients. En mode déconnecté, (dans le TGV par exemple), il n’est pas possible d’avoir accès à la page wiki contrairement à une pièce jointe d’un email dans une messagerie (synchronisée en local). Le wifi dans le TGV devrait répondre à ce besoin un jour (message à la SNCF  ). Il est toujours possible de générer un PDF à partir d’une page web si besoin.
Il y a aussi le changement d’habitude. Certains pourraient rejeter la méthode. Dans ce cas la pédagogie et la patience sont recommandées.

Conclusion

Pour conclure, non le bon vieux compte-rendu de réunion dans un document Word n’est pas mort, d’autant que MicroSoft met en place des solutions de travail collaboratif permettant à plusieurs utilisateurs de modifier simultanément le même document. Cela permettra à MicroSoft de rallonger la durée de vie de sa solution bureautique. En attendant, le phénomène de transformation digital d’une entreprise continue, de nouvelles expériences utilisateurs voient le jour régulièrement. La dématérialisation des flux d’entreprises n’est qu’à ses débuts en France, si l’on voit le nombre de formulaire papier existant encore dans l’administration.
Qu’il soit sous forme d’un document bureautique ou d’une page web, l’essentiel est que l’information soit partagée et capitalisée avec les acteurs concernés. N’hésitez pas à poster vos retours d’expériences sur le sujet.

Digitalement vôtre.

Nordine