Les limites des outils collaboratifs traditionnels
Dans le cadre d’une certification en management, j’ai mené une étude sur un retour d’expérience ayant pour thème « Comment j’utilise les outils collaboratifs du digital pour détecter et valoriser les talents de mon équipe ? ». Je vous livre ici un extrait du rapport que j’ai pu rédiger sur le sujet. Cet extrait présente ici un exemple de limites atteintes par les outils collaboratifs traditionnels (type « bureautique »).
La collaboration des équipes n’a pas attendu l’arrivée de l’ère digitale avec les nouvelles technologies. Pour autant, les solutions informatiques traditionnelles (exemple : la messagerie électronique, le serveur/répertoire partagé de fichiers bureautiques…) ont leurs limites. L’email est encore aujourd’hui considéré comme un des outils « collaboratifs » bureautiques les plus utilisés. Malgré le fait que la messagerie soit encore très utilisée, voir trop utilisée, elle ne répond plus à un besoin collaboratif. Avec le temps, cet outil est devenu, par son usage détourné, contreproductif et contre collaboratif.
Difficultés à capitaliser la connaissance
L’une des limites de l’email est la non capitalisation de la connaissance. Etant plutôt réservé à un usage « One To One », seul le destinataire (ou les quelques destinataires) conserve l’information. Dans une équipe comme la mienne, où il peut y avoir un turnover important avec cinquante pour cent de prestataires externes, le départ d’une ressource provoque souvent une perte de mémoire. La messagerie électronique individuelle est supprimée après le départ de cette ressource et elle n’est évidemment pas partagée. Le manager doit donc retrouver, dans ses archives, les »vieux » emails contenant de la connaissance et les retransmettre aux nouveaux venus. Le manager devient le gardien de la connaissance, en sachant que lui même pourra quitter l’équipe un jour avec cette mémoire.
Difficultés à identifier et valoriser les talents
Cela m’amène à évoquer une deuxième limite de l’email, il s’agit de la difficulté à identifier et à valoriser un talent. En effet, le manager peut, par erreur, sans malveillance, être assimilé à celui qui est la source de d’une connaissance transmise en lieu et place du producteur initial. Le manager, sans citer sa source, est « valorisé », alors qu’un collaborateur de l’équipe aurait pu aussi bien transmettre ces informations s’il avait été destinataire de cet email qui formule la demande. Ce moyen de communication limite donc le partage et ne valorise pas le détenteur de l’information qui sera oublié au fil des transmissions de l’information.
Pour un collaborateur, l’email privé remerciant sa source, peut aussi être très vite minimisé face à un remerciement plus collégial d’un auditoire plus large via les nouveaux outils collaboratifs en ligne du digital. Il en est de même avec le répertoire bureautique partagé où les membres de l’équipe déposent les documents (PDF, Word, Excel, PowerPoint…). Malgré les avancées technologiques de la suite bureautique MicroSoft, les limites de cette solution sont rapidement perceptibles si elles ne sont pas complétées par les nouvelles solutions collaboratives (ex : SharePoint, Office365…).
En résumé, seuls les destinataires des emails ou ceux ayant accès aux documents bureautiques ont le privilège de pouvoir détecter plus facilement les talents à travers ces échanges d’informations. La communication autour de la valorisation du talent est ainsi limitée à ces mêmes privilégiés et ne répond pas entièrement au besoin de partage et de capitalisation dans une entreprise.
Dans d’autres billets de blog, j’aborderai les solutions qu’apportent les nouveaux outils collaboratifs du Digital (Forum, Blog, Wiki…) et comment mieux répondre à ce besoin de capitalisation et de partage de connaissances. Vous avez également des retours d’expériences sur les usages des outils collaboratifs traditionnels et leurs limites. N’hésitez pas à poster d’autres exemples.
Digitalement vôtre,
Nordine
